Политика обработки персональных данных

1.1.Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных при использовании сайта https://actusdoc.ru и его поддомены, веб-приложения «Актус» и связанных с ними функций (далее — «Сервис»).

1.2.Оператор персональных данных — Индивидуальный предприниматель Сай Руслан Игоревич, ИНН 366313730299, ОГРНИП 311366824200142, адрес: 394007, г. Воронеж, Ленинский пр-т, д. 103, кв. 32 (далее — «Оператор»).

1.3.Политика распространяется на посетителей Сайта, зарегистрированных пользователей, приглашённых участников команд, плательщиков, представителей клиентов и контрагентов, а также иных физических лиц, сведения о которых законно размещаются в Сервисе.

1.4.Оператор обрабатывает данные в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», иными применимыми нормами и настоящей Политикой.

1.5.Если организация или пользователь загружает в Сервис сведения о своих работниках, клиентах, контрагентах и их представителях, такая организация или пользователь самостоятельно определяет цели и правовые основания обработки этих сведений, а Оператор обрабатывает их по поручению в объёме, необходимом для работы Сервиса.

2.1.Обработка ведётся законно, добросовестно и прозрачно; данные собираются для заранее определённых целей, не объединяются несовместимым образом, не являются избыточными и хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки или закон.

2.2.Оператор обеспечивает точность данных, принимает меры для их уточнения и прекращает обработку либо уничтожает данные при отпадении правовых оснований, если закон не требует иного.

3.1.Для регистрации, входа и защиты учётной записи обрабатываются адрес электронной почты, одноразовые коды и сведения об их использовании, идентификаторы учётной записи и сессий, роль и членство в организациях, IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, время действий, технические журналы и признаки подозрительной активности. Цели: создание учётной записи, аутентификация, управление доступом, предупреждение злоупотреблений и расследование инцидентов.

3.2.Для ведения профиля и коммуникации могут обрабатываться имя, фамилия, телефон, должность, язык, часовой пояс, формат дат, настройки уведомлений, обращения в поддержку и связанная переписка. Цели: персонализация Сервиса, выполнение запросов, сервисные сообщения и поддержка.

3.3.Для ведения карточек организаций и управления доступом могут обрабатываться данные индивидуальных предпринимателей, плательщиков налога на профессиональный доход, руководителей, представителей, работников и контактных лиц: ФИО, должность, телефон, электронная почта, ИНН и иные регистрационные сведения, адреса, банковские реквизиты, роли и права доступа, а также загруженные файлы подписи. Изображение подписи используется только как графический элемент документа и не применяется Оператором для установления личности по физиологическим или биологическим особенностям. Наименования и реквизиты юридических лиц, логотипы и изображения печатей сами по себе не являются персональными данными, но защищаются вместе с содержимым рабочей области. Цели: ведение реквизитов, совместная работа, разграничение доступа и формирование документов.

3.4.Для подготовки счетов, актов, договоров, приложений, дополнительных соглашений и иных документов обрабатываются сведения, которые пользователь вводит или загружает: данные сторон, их представителей, работников и контактных лиц; контакты, адреса, регистрационные и банковские реквизиты; сведения о полномочиях и подписантах; файлы шаблонов и сформированные документы. Предмет, стоимость, сроки и условия расчётов обрабатываются как содержание документа и могут быть связаны с физическим лицом. Цели: создание, хранение, редактирование, экспорт, отправка и предоставление доступа к документам по указанию пользователя.

3.5.Для подписки и расчётов обрабатываются тариф, период, статус пробного и платного доступа, промокод, история начислений, платежей и возвратов, идентификаторы платежей и способ оплаты. При оплате картой Оператор может получать только маску и последние цифры карты, платёжную систему, срок действия и токен/идентификатор, предоставленный платёжным провайдером. Полные реквизиты карты Оператор не получает и не хранит.

3.6.При использовании ИИ-ассистента обрабатываются запросы пользователя, текст переписки, выбранный пользователем контекст Сервиса, результаты выполнения функций, ответы модели, технические идентификаторы и статистика использования. При голосовом вводе аудио передаётся для распознавания; Оператор не сохраняет исходную аудиозапись в своей базе, а сохраняет распознанный текст и связанные сообщения. Цели: предоставить выбранную пользователем ИИ-функцию, сохранить историю диалога, обеспечить безопасность и диагностику.

3.7.Для предоставления публичной ссылки обрабатываются содержащиеся в документе данные, идентификатор документа и ссылки, срок её действия и технические сведения о доступе. Цели: показать документ адресату по ссылке и контролировать срок доступа. Документ доступен любому лицу, получившему ссылку, до её истечения или отзыва пользователем; по умолчанию срок составляет 30 дней, если интерфейс не показывает иной срок.

3.8.Для работы Сайта используются необходимые cookie-файлы и аналогичные технологии: идентификаторы сессии, сведения для защиты входа и сохранения базовых настроек. Цели: аутентификация, безопасность, поддержание сессии и запоминание выбранных настроек. На дату этой редакции аналитические и рекламные cookie не используются; до их подключения Политика и интерфейс управления согласием должны быть обновлены.

3.9.Для рекламы при наличии отдельного предварительного согласия могут обрабатываться имя, контактные данные, выбранный канал связи, сведения о предоставлении и отзыве согласия, а также технические сведения об отправке, доставке и отписке. Цели: направлять предложения об Актусе, учитывать результат доставки и исполнять отказ от рекламы. Отказ не ограничивает доступ к Сервису и не прекращает обязательные сервисные сообщения.

3.10.Оператор не ставит целью обработку сведений о расовой или национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни, судимости и иных специальных категорий данных. Пользователь не должен загружать такие сведения, если они не необходимы для законной профессиональной задачи и отсутствует надлежащее правовое основание.

4.1.Правовыми основаниями являются: согласие субъекта; принятие и исполнение оферты либо иного договора; выполнение обязанностей, установленных законом; осуществление прав и законных интересов Оператора или третьих лиц при условии, что права субъекта не нарушаются; обработка по поручению клиента Сервиса.

4.2.Согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно от оферты, Политики и иных документов. Согласие на рекламу является добровольным и не включается в обязательное согласие для регистрации или оплаты.

4.3.Оператор не принимает решения, порождающие юридические последствия для субъекта, исключительно на основании автоматизированной обработки. Предложения ИИ-ассистента применяются только после действий пользователя, когда интерфейс предусматривает подтверждение.

5.1.Оператор вправе осуществлять сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, сопоставление, передачу уполномоченным лицам, предоставление доступа, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение данных с использованием автоматизации и без неё.

5.2.Первичная запись, систематизация, накопление и хранение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.

6.1.Для размещения платформы и доставки сообщений Оператор может привлекать поставщиков соответствующих услуг на основании договоров, предусматривающих необходимые требования к обработке, конфиденциальности и защите персональных данных. Размещение платформы обеспечивает ООО «Баксэт» (JustHost), юридический адрес: 610007, г. Киров, ул. Ленина, д. 164. ООО «Яндекс.Облако», адрес: 119021, г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 16, пом. 528, обеспечивает хранение файлов в Yandex Object Storage и отправку регистрационных и сервисных писем через Yandex Cloud Postbox. ООО «РЕГ.РУ», ИНН 7733568767, адрес: 125315, г. Москва, Ленинградский пр-т, д. 72, к. 3 обслуживает электронную почту для переписки и направления рекламы при наличии необходимых согласий. Данные не продаются и не публикуются для неопределенного круга лиц без отдельного законного основания. Государственным органам данные предоставляются в случаях и порядке, установленных законом.

6.2.При оплате банковской картой или через Систему быстрых платежей платёжные данные передаются платёжному сервису ЮKassa (ООО НКО «ЮМани») в объёме, необходимом для проведения платежа, привязки способа оплаты, возврата и предотвращения мошенничества. Пользователь вводит полные платёжные реквизиты на стороне провайдера.

6.3.Если пользователь включает ИИ-ассистента или голосовой ввод, соответствующие запросы, выбранный контекст и аудио передаются ООО «Яндекс.Облако» для обработки средствами Yandex ИИ Studio и Yandex SpeechKit. Передача выполняется только при обращении к этим функциям. Возможность и сроки технологического хранения у провайдера определяются условиями используемых облачных сервисов и договором с Оператором.

6.4.Для автозаполнения реквизитов Сервис может обращаться к поставщику справочных данных. Ему передаются поисковый запрос (например, ИНН или БИК) и технические сведения, необходимые для ответа; данные документов и переписка не передаются.

6.5.Оператор не передаёт данные за пределы Российской Федерации без предварительной проверки правовых оснований и выполнения требований законодательства о трансграничной передаче.

7.1.Клиент Сервиса гарантирует наличие правовых оснований для загрузки данных третьих лиц и обязан предоставить им информацию об Операторе, целях, составе данных, действиях и сроках обработки, если это требуется законом.

7.2.По поручению клиента Оператор обрабатывает размещённые клиентом данные для предоставления функций Сервиса, резервного копирования, защиты, поддержки и исполнения технически необходимых операций. Оператор соблюдает конфиденциальность, применяет меры защиты и привлекает перечисленных поставщиков на условиях, предусматривающих защиту данных.

7.3.Клиент определяет, кому выдаётся доступ в его организацию, и обязан своевременно отзывать доступ у работников и иных лиц, которым он больше не нужен.

8.1.Данные профиля, членства в организациях и рабочей области обрабатываются в течение действия учётной записи. Окончание платной подписки не является запросом на удаление: доступ переводится на бесплатный Тариф с его ограничениями.

8.2.Пользователь может запросить удаление учётной записи в интерфейсе. Запрос можно отменить в течение 30 дней. После этого Оператор удаляет профиль и данные рабочих областей, которыми пользователь вправе распоряжаться, из активных систем, кроме сведений, подлежащих обязательному хранению, необходимых для расчётов, защиты прав других участников организации или разрешения спора.

8.3.Платёжные и договорные сведения хранятся в течение срока исполнения договора и далее в течение сроков, установленных законодательством о бухгалтерском и налоговом учёте либо необходимых для предъявления и защиты требований. После истечения применимого срока данные уничтожаются или обезличиваются.

8.4.Сессии действуют до выхода, отзыва или истечения установленного Сервисом срока. Технические журналы и события безопасности хранятся в пределах периода, необходимого для диагностики, предотвращения злоупотреблений и защиты прав, после чего удаляются или обезличиваются.

8.5.Публичная ссылка и сведения о предоставленном по ней доступе обрабатываются до истечения или отзыва ссылки; срок ссылки по умолчанию — 30 дней. Содержание документа продолжает храниться в рабочей области до его удаления пользователем или удаления соответствующей рабочей области.

8.6.Локальная история ИИ-диалога хранится до её удаления пользователем либо удаления учётной записи. Удаление диалога из Актуса удаляет локальную копию, но не гарантирует немедленного удаления технологической копии у ИИ-провайдера; сроки провайдера определяются его условиями и договором с Оператором.

8.7.Данные о рекламном согласии обрабатываются до отзыва. Минимальные сведения о согласии, отправках и отзыве могут храниться в течение срока, необходимого для подтверждения соблюдения закона и недопущения новых рассылок после отказа.

8.8.Резервные копии перезаписываются по технологическому циклу. До окончательного удаления данные в резервной копии изолируются от обычного использования и восстанавливаются только при аварийном восстановлении с повторным применением запросов на удаление.

9.1.Оператор назначает ответственных лиц, ограничивает доступ по ролям, применяет шифрование каналов связи, контроль сессий, журналирование событий безопасности, резервное копирование, обновление компонентов, защиту от несанкционированного доступа и внутренние процедуры реагирования.

9.2.Пользователь отвечает за сохранность доступа к своей электронной почте, устройств и активных сессий, а также за законность действий приглашённых участников. О подозрении на компрометацию следует незамедлительно сообщить через раздел поддержки Сервиса.

10.1.Субъект вправе получить сведения об обработке, потребовать уточнения, блокирования или удаления неполных, устаревших, неточных, незаконно полученных или ненужных данных, отозвать согласие, возразить против обработки на основании законного интереса и обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или суд.

10.2.Запрос можно направить через раздел поддержки в личном кабинете либо письмом по адресу Оператора. В запросе следует указать ФИО, сведения, позволяющие подтвердить отношения с Оператором, суть требования, дату и подпись. Оператор вправе запросить разумное подтверждение личности.

10.3.Оператор отвечает в сроки, установленные законом. Отзыв согласия не влияет на законность обработки до его получения и не прекращает обработку, для которой после отзыва сохраняется иное законное основание.

11.1.Актуальная редакция размещается на Сайте. При существенных изменениях Оператор уведомляет пользователей через Сервис или по электронной почте до вступления изменений в силу, если это требуется характером изменений.

11.2.К конкретной обработке применяется редакция, действующая на момент соответствующего действия, если закон или новая редакция не предусматривают иное в пользу субъекта.